Quanto costa noleggiare una stampante multifunzione per un'azienda?
Il costo del noleggio di una stampante multifunzione aziendale non dipende soltanto dal modello scelto. Il canone viene normalmente determinato considerando le caratteristiche della macchina, i volumi di stampa, la durata del contratto e i servizi inclusi.
Per confrontare correttamente le offerte è quindi importante capire che cosa comprende realmente il canone e quale configurazione è più adatta all’utilizzo dell’azienda.
Da cosa nasce il prezzo?
Macchina + volumi di stampa + durata + servizi inclusi.
Due aziende che utilizzano apparentemente la stessa multifunzione possono avere esigenze e costi differenti.
Da cosa dipende il costo del noleggio di una stampante multifunzione?
Tipologia di multifunzione. Una multifunzione A4 destinata a un piccolo ufficio ha caratteristiche e costi differenti rispetto a una multifunzione A3 progettata per sostenere elevati volumi di stampa.
Bianco e nero o colore. Le esigenze cambiano se l’azienda stampa prevalentemente documenti in bianco e nero oppure utilizza frequentemente il colore.
Volume mensile di stampa. Il numero di pagine prodotte ogni mese è uno degli elementi più importanti per dimensionare correttamente la macchina.
Velocità e prestazioni. Velocità di stampa, capacità carta, scansione, alimentatore automatico e finiture possono incidere sulla configurazione.
Durata del contratto. La durata prevista per il noleggio contribuisce alla determinazione del canone.
Servizi compresi. Assistenza tecnica, manutenzione e materiali di consumo possono essere inclusi con modalità differenti a seconda del contratto.
Canone di noleggio e costo copia non sono la stessa cosa
Il canone di noleggio riguarda essenzialmente la disponibilità della multifunzione per il periodo concordato.
Il costo copia, invece, può comprendere servizi e materiali collegati all’utilizzo della macchina, secondo le condizioni previste dal contratto.
Per confrontare correttamente due preventivi non è quindi sufficiente verificare quale abbia il canone mensile più basso: bisogna valutare il costo complessivo del servizio.
Cosa può comprendere un contratto di noleggio All-In?
In una soluzione di noleggio gestito possono essere compresi, in funzione dell’offerta:
- assistenza tecnica;
- manutenzione della multifunzione;
- toner e materiali di consumo previsti dal contratto;
- ricambi;
- installazione e configurazione;
- supporto tecnico durante il periodo contrattuale.
Prima di firmare è importante verificare esattamente quali servizi siano inclusi e quali esclusi.
Come capire quale multifunzione serve realmente all’azienda?
La scelta non dovrebbe partire dal modello della stampante, ma dall’utilizzo che ne farà l’azienda.
È utile conoscere almeno quante pagine vengono stampate ogni mese, quante sono a colori, quanti utenti utilizzeranno la macchina, se serve il formato A3, quanto viene utilizzato lo scanner e se sono necessarie funzioni particolari di gestione documentale o finitura.
Una macchina sovradimensionata può comportare costi inutili. Una macchina sottodimensionata, al contrario, può rallentare il lavoro e risultare meno adatta nel lungo periodo.
Acquisto o noleggio?
Non esiste una soluzione migliore in assoluto. L’acquisto consente all’azienda di diventare proprietaria dell’apparecchiatura; il noleggio permette di distribuire il costo nel tempo e può integrare in un unico servizio macchina, manutenzione e assistenza.
La scelta va effettuata considerando volumi di stampa, durata prevista di utilizzo e organizzazione dell’azienda.
Come confrontare due preventivi di noleggio
Il confronto non dovrebbe limitarsi al canone mensile. Conviene verificare almeno la durata del contratto, il modello e la configurazione della multifunzione, eventuali volumi inclusi, costo delle copie eccedenti, materiali compresi, tempi e modalità dell’assistenza tecnica e condizioni previste alla scadenza.
Il preventivo con il canone più basso non è necessariamente quello con il costo complessivo più basso.
Il primo passo: analizzare le reali esigenze di stampa
Prima di proporre una multifunzione, Sirio valuta le esigenze dell’azienda e il modo in cui viene utilizzato il sistema di stampa.
Sirio S.r.l. opera dal 1991 e propone soluzioni di noleggio di stampanti multifunzione Ricoh per aziende, PMI e studi professionali, principalmente nelle province di Milano e Monza e Brianza e nel resto della Lombardia.
Il primo confronto serve a capire esigenze, volumi e modalità di utilizzo, senza impegno, per individuare una soluzione dimensionata sull’attività dell’azienda.
Domande frequenti
Non esiste un canone unico. Il costo dipende dalla tipologia di multifunzione, dalla configurazione, dalla durata del contratto, dai volumi di stampa e dai servizi compresi. Per questo è preferibile dimensionare l’offerta sulle reali esigenze dell’azienda.
Dipende dalla formula contrattuale. Nei servizi All-In i toner possono essere compresi insieme ad assistenza e manutenzione secondo le condizioni dell’offerta.
Può essere inclusa nel contratto di noleggio. Prima di confrontare due offerte è importante verificare modalità di intervento, servizi inclusi ed eventuali esclusioni.
Dipende dalle esigenze dell’azienda. Il noleggio consente di distribuire il costo nel tempo e può integrare macchina e servizi; l’acquisto porta invece alla proprietà dell’apparecchiatura.
Occorre valutare principalmente volume mensile, percentuale di stampe a colori, numero di utenti, formati utilizzati, necessità di scansione e funzioni richieste. Una valutazione preventiva permette di evitare macchine sovra o sottodimensionate.
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