Noleggio multifunzione per PMI: come scegliere la soluzione giusta.
Il noleggio multifunzione per PMI deve essere valutato in base al modo in cui l’ufficio lavora ogni giorno. Non basta confrontare il prezzo o il numero di pagine al minuto: occorre considerare volumi di stampa, numero di utenti, utilizzo del colore, formati A3 o A4, scansione e assistenza.
Una multifunzione sottodimensionata può rallentare il lavoro. Una macchina eccessivamente potente, invece, può comportare costi per caratteristiche che l’azienda non utilizzerà mai realmente.
Quante pagine stampa realmente l'azienda?
Il volume mensile di stampa è uno dei primi elementi da considerare.
Non è indispensabile conoscere il numero esatto: anche una stima permette di capire se è sufficiente una multifunzione compatta oppure se è necessario un dispositivo progettato per sostenere carichi di lavoro maggiori.
È inoltre importante distinguere tra stampe in bianco e nero e stampe a colori. Un ufficio amministrativo che produce prevalentemente documentazione monocromatica ha esigenze differenti rispetto a uno studio professionale o a un reparto commerciale che utilizza presentazioni, offerte, brochure e altri documenti a colori.
La velocità non è tutto
Una multifunzione da 40 pagine al minuto non è automaticamente migliore di una da 25 o 30.
La velocità deve essere proporzionata al numero degli utenti e ai reali picchi di lavoro. In molti piccoli uffici una macchina correttamente dimensionata può essere più conveniente di un modello superiore utilizzato soltanto in parte.
Multifunzione A4 oppure A3?
Se tutta la documentazione dell’azienda viene prodotta in formato A4, una multifunzione A4 può rappresentare una soluzione compatta ed efficiente.
Se vengono utilizzati anche documenti A3 – ad esempio tabelle, disegni, schemi, materiale commerciale o documentazione tecnica – è invece opportuno valutare una multifunzione A3.
La scelta dovrebbe considerare non soltanto le necessità di oggi, ma anche quelle prevedibili durante gli anni di utilizzo della macchina.
Quanto viene utilizzato lo scanner?
La multifunzione moderna non è più semplicemente una fotocopiatrice.
In molti uffici la digitalizzazione dei documenti è importante quanto la stampa. Occorre quindi considerare quanti documenti vengono acquisiti, se è necessaria la scansione fronte-retro, dove devono essere inviati i file e come vengono successivamente archiviati e condivisi.
Una configurazione corretta delle funzioni di scansione può semplificare il lavoro quotidiano e ridurre numerose operazioni manuali.
Quante persone utilizzeranno la multifunzione?
Una macchina utilizzata da tre persone ha esigenze diverse rispetto a una multifunzione condivisa da venti utenti.
Numero delle postazioni, reparti coinvolti e posizione fisica delle apparecchiature aiutano anche a stabilire se sia meglio installare un’unica multifunzione centrale oppure distribuire più dispositivi.
Non sempre una macchina più potente rappresenta la scelta migliore. In determinate situazioni due dispositivi correttamente dimensionati e posizionati possono rendere il lavoro più efficiente.
Colore o bianco e nero?
Anche in questo caso bisogna partire dall’utilizzo reale.
Per attività prevalentemente amministrative può essere sufficiente una soluzione monocromatica. Se invece vengono prodotti preventivi, presentazioni, materiale commerciale o documenti destinati ai clienti, il colore può diventare parte integrante del lavoro quotidiano.
L’obiettivo non è eliminare la stampa a colori, ma utilizzarla quando porta un beneficio concreto.
Non valutare soltanto il canone mensile
Nel confrontare due proposte di noleggio è facile concentrarsi esclusivamente sull’importo del canone.
Il costo reale comprende però anche consumabili, manutenzione, ricambi e assistenza tecnica, oltre al tempo perso quando un dispositivo non è disponibile.
Per questo è importante verificare esattamente cosa comprende una proposta: toner, interventi tecnici, ricambi, installazione, configurazione e modalità di gestione dei consumabili.
Una formula All-In permette di riunire questi elementi in un servizio organizzato e di rendere più prevedibili i costi di gestione.
L'assistenza è parte della soluzione
Una multifunzione aziendale deve essere disponibile quando serve.
Per questo la qualità dell’assistenza successiva all’installazione è importante quanto le caratteristiche tecniche della macchina.
Disporre di un referente che conosce l’apparecchiatura e le esigenze dell’azienda facilita la gestione di anomalie, manutenzione, consumabili e successive modifiche alla configurazione.
Il noleggio può quindi essere considerato non semplicemente come la disponibilità di una macchina per alcuni anni, ma come un servizio continuativo per l’azienda.
Noleggio multifunzione per PMI: prima le esigenze, poi il modello
La scelta del noleggio multifunzione per PMI dovrebbe partire sempre dalle reali esigenze dell’azienda e non semplicemente dal modello della macchina.
Sirio propone soluzioni di noleggio di stampanti multifunzione Ricoh per aziende, PMI e studi professionali, operando principalmente nelle province di Milano e Monza e Brianza e nel resto della Lombardia.
Prima di proporre una configurazione valutiamo insieme volumi di stampa, numero di utenti, formati utilizzati, colore, scansione e organizzazione dell’ufficio.
L’obiettivo è individuare una soluzione adeguata alle esigenze reali, evitando sia dispositivi insufficienti sia configurazioni inutilmente sovradimensionate.
Scopri anche le nostre soluzioni di noleggio stampanti multifunzione Ricoh.
Domande frequenti sul noleggio multifunzione
Non esiste una soglia valida per tutte le aziende. Il noleggio può essere interessante anche con volumi contenuti quando si desiderano costi programmabili, assistenza tecnica e gestione dei consumabili.
Se vengono prodotti esclusivamente documenti A4 può essere sufficiente una macchina A4. Se vengono utilizzati anche documenti A3, è preferibile valutare una multifunzione che supporti entrambi i formati.
Dipende dai documenti prodotti. Per attività prevalentemente amministrative può bastare il bianco e nero; presentazioni, offerte e materiale commerciale possono invece rendere utile il colore.
Sì. Nelle formule All-In i consumabili possono essere compresi insieme a manutenzione e assistenza secondo le condizioni previste dalla proposta.
Sì. Sirio opera principalmente nelle province di Milano e Monza e Brianza e segue aziende e professionisti anche nel resto della Lombardia.
Non sai quale multifunzione scegliere?
Non è necessario conoscere già modello, velocità o configurazione.
Raccontaci semplicemente come lavora il tuo ufficio, quante persone utilizzano la stampante e quali sono le vostre principali esigenze.
Sirio può aiutarti a individuare la configurazione più adatta.
Il primo confronto è gratuito e senza impegno.
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