Servizi IT, Consulenza Informatica e Stampanti Multifunzione

Semplifica la Gestione dei tuoi Documenti con Adiuto

Archiviazione Documentale

L’archiviazione documentale è un processo che consiste nella raccolta, nella gestione e nella conservazione sistematica di documenti aziendali, per garantirne la disponibilità, l’accessibilità e la sicurezza per un determinato periodo di tempo. Questa pratica ha molti vantaggi, che vanno dalla semplificazione delle attività di gestione dei documenti alla protezione dei dati sensibili. Ecco alcuni dei principali vantaggi dell’archiviazione documentale.

  1. Maggiore efficienza: L’archiviazione documentale automatizza molte attività manuali, come la scansione, la classificazione e l’archiviazione dei documenti, riducendo così il tempo e i costi associati alla gestione dei documenti.
  2. Facilità di accesso: Con un sistema di archiviazione documentale, i documenti sono accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, eliminando la necessità di fisicamente recuperare i documenti dalla sede dell’azienda.
  3. Sicurezza dei dati: L’archiviazione documentale garantisce la sicurezza dei dati sensibili attraverso l’utilizzo di autorizzazioni di accesso, la crittografia dei dati e la copia di backup regolare.
  4. Compliance normativa: L’archiviazione documentale garantisce che l’azienda sia conforme alle leggi e alle normative in materia di conservazione dei documenti.
  5. Maggiore trasparenza: L’archiviazione documentale rende facile la tracciabilità dei documenti, rendendo più semplice la verifica della loro integrità e autenticità.

In sintesi, l’archiviazione documentale offre una soluzione efficiente e sicura per la gestione dei documenti aziendali, che può aumentare la produttività e migliorare la compliance normativa.

Cos'è Adiuto

  • Gestione Documentale
  • Gestione dei Processi Aziendali
  • Conservazione Sostitutiva
  • Fatturazione Elettronica
  • Firma Grafometrica
Archiviazione Documrntale Adiuto

Perchè scegliere ADIUTO?

Per avere un UNICO STRUMENTO all’interno del quale gestire le INFORMAZIONI,  i DATI e i PROCESSI dell’azienda

 

Per avere un UNICO E SICURO DATABASE regolamentato da permessi di accesso in cui far confluire la conoscenza aziendale

 

Per poter facilmente INTEGRARE E CONDIVIDERE RAPIDAMENTE le informazioni con altre soluzioni già in uso in azienda (Erp, Gestionali, Crm, Posta Elettronica, Portali web, etc)

 

Per avere MAGGIORE FACILITÀ nell’ utilizzo delle informazioni (non servono competenze di programmazione) e quindi risparmio di tempo e costi.

 

Per attingere ad un Know How di 15 anni di esperienza, ricerca e sviluppo nelle aziende in materia di analisi di processo

Le nostre soluzioni IT consentono alle aziende di concentrarsi sulla crescita, senza preoccuparsi di mantenere e monitorare le infrastrutture IT. Meno tempi di inattività, più produttività.

Benefici delle Soluzioni Documentali

  • ADIUTO offre gli strumenti necessari per archiviare e ritrovare documenti cartacei ed elettronici, acquisiti via scanner, provenienti da fax, mail, applicazioni office o prodotti dai sistemi gestionali aziendali.
  • SEMPLIFICA IL LAVORO fornendo uno strumento indispensabile per la gestione efficiente dei documenti e delle informazioni vitali per l’azienda.
  • E’ PER TUTTE LE AZIENDE: piccole, medie o grandi.
  • SI INTEGRA in qualsiasi realtà aziendale, interagisce con il sistema informativo esistente, dialoga con i database già utilizzati in azienda, divenendo così il fulcro di tutti i processi documentali in azienda.
  • ACCRESCE L’EFFICIENZA nei processi aziendali, permettendo un recupero di tempo e risorse da destinare ad attività più produttive.
  • Assicura TEMPI DI AVVIAMENTO MODERATI garantendo costi di start-up decisamente contenuti
  • Assicura TRASPARENZA: i documenti vengono mantenuti nel loro formato originale, Adiuto non crea alcun formato proprietario nè per i documenti nè per il database.
  • Gli operatori sanno cosa devono fare ed in quali tempi e hanno a disposizione le INFORMAZIONI IN QUALSIASI MOMENTO per svolgere le proprie mansioni
  • TRASPARENZA ED EFFICIENZA nella gestione dei processi
  • Costante MONITORAGGIO delle attività
  • ELIMINAZIONE dei colli di bottiglia
  • Capacità nel rispondere velocemente ai cambiamenti dinamici del mercato
  • AUMENTO produttività
  • TEMPI di risposta più RAPIDI
  • RIDUZIONE DEI COSTI rispetto alla gestione cartacea.
  • Garantisce tutte le funzionalità a supporto della fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.
  • Velocità di consultazione anche da parte degli organi preposti alle verifiche fiscali.
  • Risparmio di spazio dell’archivio fiscale.
  • Velocità di ricerca dei documenti fiscali.

Caratteristiche Tecniche

Le soluzioni documentali di Adiuto sono sviluppate in ambiente Java e sono completamente fruibile attraverso un browser e quindi direttamente accessibile anche da tablet e smartphone.

Perfettamente integrabile con tutti i sistemi informativi aziendali, minimizzando l’impatto sulle infrastrutture ICT aziendali, interagisce con i database più comuni e diffusi

 Adiuto è multi-gestione: con un’unica installazione è possibile gestire più aziende e differenziare la lingua di ogni singolo utente.

E’ sviluppato con le specifiche GAMP 5 ed il personale è formato secondo le relative linee guida.

Il processo di FATTURAZIONE ELETTRONICA e CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA di Adiuto è sviluppato secondo i rigorosi dettami della norma vigente e il personale è formato secondo le relative linee guida e può essere eseguito in house o gestito in outsourcing.

Adiuto permette la raccolta delle FIRMA GRAFOMETRICHE sui documenti digitali in formato pdf tramite dispositivi di firma evoluti in grado di raccogliere grafia  & dati biometrici, in modo da permettere anche l’implementazione di un processo di Firma Elettronica Avanzata, cosidetto FEA grafometrica, in cui i dati identificativi del firmatario saranno quelli raccolti dal gesto sui tablet con le penne elettroniche.
Il documento che viene generato contiene tutti i dati oggetto della sottoscrizione ed i dati della firma raccolti dal tablet, con una chiave di criptazione della MasterKey.
Il documento che viene generato vieni portato in conservazione sostitutiva!